LA NECESSITE D'UN BUDGET JURIDIQUE PREVISIBLE
La planification financière proactive et précise est une compétence essentielle et un levier stratégique incontournable pour le succès des organisations modernes. Contrairement à d'autres départements où les dépenses peuvent être anticipées avec une relative précision, la gestion d'un budget juridique représente un véritable défi en raison de la nature évolutive et incertaine des affaires. Cependant, cette imprévisibilité renforce précisément l'importance d'établir un budget rigoureux et contrôlé.
Dans cet article, nous examinons les stratégies que les responsables juridiques peuvent adopter pour instaurer un processus permettant de réduire les risques et de renforcer le contrôle financier. Ces approches incluent l'implémentation de mécanismes de suivi et de prévision des dépenses, l'utilisation d'outils technologiques avancés pour l'analyse des données en temps réel, et la mise en place de workflows d'approbation efficaces. En adoptant ces stratégies, les départements juridiques peuvent naviguer avec assurance dans un environnement complexe et incertain, tout en optimisant leur performance financière.
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Le triptyque « Transparence, Contrôle et Responsabilité »
Le triptyque « Transparence – Contrôle – responsabilité » doit être au cœur du budget juridique. Le directeur juridique doit communiquer de la façon la plus claire les coûts attendus des affaires juridiques à la direction générale, au conseil d’administration et aux parties prenantes concernées. Cette transparence favorise la confiance, elle permet de prendre des décisions éclairées basées sur des prévisions financières fiables et conduit ainsi à une organisation stable.
Quelles stratégies pour une gestion budgétaire efficace?
1. Suivre les dépenses réelles et prévisionnelles pour chaque affaire
Le suivi continu des dépenses juridiques externes par rapport à un budget est indispensable pour anticiper les difficultés potentielles et disposer d’une base d’analyse solide.
Les coûts doivent être pilotés pour chaque affaire, puis agrégés au niveau des cabinets d’avocats puis des business unit et de l’entreprise afin d’en avoir une vision à la fois détaillée et globale.
La budgétisation au niveau de chaque affaire commence par définir des directives précises pour les cabinets d’avocats concernant leur prévision d’allocation des heures et des ressources pour le périmètre de travail confié.
Les affaires plus complexes peuvent être décomposées en phases avec des budgets appropriés.
Le suivi budgétaire implique ensuite de collecter les dépenses facturées et celles à venir et de les comparer aux prévisions approuvées.
Ce processus fournit une vue précise de l'engagement financier et de l'exposition pour l'entreprise et facilite l’anticipation des risques et permet de prendre rapidement d’éventuelles mesures correctives. Cela répond non seulement aux exigences de granularité et de responsabilité des directeurs financiers, mais renforce également la position stratégique du département juridique au sein de l'organisation.
2. Gérer les modifications budgétaires
Le budget est une « matière vivante », une fois défini il ne faut plus le quitter des yeux.
Les affaires juridiques évoluent au fil du temps, les juristes et leurs cabinets d’avocats sont responsables du suivi du périmètre de travail et par voie de conséquences des modifications budgétaires associées.
L'adoption d’un processus cohérent pour la gestion des modifications budgétaires et de périmètre d’activité, alignés sur des protocoles d'approbation formels, garantit une discipline financière et prévient des mauvaises surprises. L'intégration de workflows d'approbation aux étapes critiques du cycle de vie des affaires, ainsi que des mécanismes d'escalade, renforce davantage le contrôle et la conformité.
3. Adopter des workflows d'approbation formels
De façon générale, les entreprise disposent d’une politique interne concernant la délégation de décisions et l'approbation des dépenses. Au sein de la fonction juridique, l'adoption de workflows d'approbation aux moments clés du cycle de vie des affaires peut également garantir que le processus le plus approprié a été suivi et que les dépenses engagées sont acceptables et appropriées. Même lorsque les structures d’approbation internes sont « complexes » il est important que le processus juridique soit aligné pour sa propre matrice d’approbation.
Les étapes qui nécessitent une approbation sont en particulier
• La sélection d’un ou des cabinets d’avocats
• La définition des directives et l’allocation des ressources
• Les modification du périmètre de travail et ou du budget associé
• La revue des factures
• La conclusion de l’affaire
4. Tirer parti de la technologie pour une meilleure prévisibilité
L’e-Billing joue un rôle clé dans l'amélioration de la prévisibilité des dépenses du département juridique. Il lui fournit des données détaillées et en temps réel permettant d’anticiper les coûts futurs. Cette prévisibilité est renforcée par l'analyse des tendances historiques des dépenses, ce qui favorise l’identification des périodes de plus forte activité et les besoins de ressources associés.
Grâce à la standardisation des procédures de facturation et à la centralisation des données, il est désormais possible de modéliser des scénarios financiers basés sur différentes stratégies ou hypothèses opérationnelles. Cela aide les départements juridiques à planifier plus efficacement leurs budgets futurs et à ajuster leurs stratégies pour mieux répondre aux exigences financières et aux objectifs.
La meilleure prévisibilité des dépenses renforce également les relations entre le département juridique et ses cabinets d’avocats par la définition d’attentes claires et un suivi plus rigoureux des engagements financiers.
5. Choisir les bons indicateurs
Pour une gestion budgétaire juridique efficace, il est indispensable de suivre non seulement les dépenses réelles et prévisionnelles par rapport au budget, mais aussi de surveiller et de piloter les engagements et les dépenses avec des indicateurs clés. Regroupés dans un tableau de bord, ces indicateurs fournissent une vue d'ensemble complète de la gestion financière de la fonction juridique.
Quelques suggestions de points de vigilance :
• Les affaires à 80% ou plus du budget approuvé : Permet de repérer les dossiers à risque de dépassement budgétaire et d’anticiper des actions correctives.
• Les modifications de périmètre et de coûts : A ventiler par cabinet d'avocats et pratiques juridiques, afin d'identifier les facteurs de coût et les inefficacités.
• Les types d'engagements (direct, appel d'offres, détachement, hors panel) et de la structure des coûts : Permet de comparer les structures de frais et de mieux comprendre les modes d’engagement par cabinet d'avocats.
• Les coûts moyens par type d'affaire : à ventiler par cabinet d'avocats et domaine juridique, pour évaluer l'efficacité et la compétitivité des prestations fournies.
• Les dépenses facturées : à détailler par cabinet d'avocats, type d'affaire et BU, pour une analyse granulaire des coûts et une identification des tendances.
Des rapports qualitatifs supplémentaires peuvent également être précieux. Par exemple, recueillir les retours des cabinets d'avocats sur la qualité des directives peut offrir une perspective à 360° de la fonction juridique et identifier des opportunités d'amélioration continue.
Ces indicateurs et analyses permettent de renforcer la transparence, d’optimiser les coûts et de démontrer la valeur ajoutée de la fonction juridique au sein de l’entreprise.
Conclusion
Rendre son budget plus prévisible est un levier stratégique pour la direction juridique. Avec une approche transparente et des mécanismes de contrôle matures tels que l'estimation systématique des coûts, le suivi rigoureux des budgets et la mise en œuvre de workflows d'approbation, le département juridique devient maître de sa gestion financière en valorisation sa fonction et son action auprès de l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.