LES COUTS CACHES D'UNE APPROCHE TROP SIMPLISTE DE LA GESTION DES DEPENSES JURIDIQUES

La gestion des dépenses juridiques est souvent perçue comme une simple tâche administrative, reléguée à la supervision budgétaire. Pourtant, lorsque cette gestion est trop superficielle, elle peut générer des coûts cachés importants qui affectent non seulement les finances, mais également la performance opérationnelle. Loin de se limiter aux dépassements budgétaires, ces inefficacités se traduisent par une perte de compétitivité, une dégradation des processus internes, et une altération de la capacité à gérer les risques.

Nous explorons dans cet article les conséquences financières et organisationnelles d'une gestion défaillante des dépenses juridiques, et nous montrons comment les coûts cachés affectent directement la performance globale.

1. Les dépassements budgétaires et les prévisions erronées

L'une des premières conséquences visibles de l'inefficacité dans la gestion des dépenses juridiques est le dépassement des budgets prévus. En l'absence d'une vision claire et centralisée des dépenses, les directions juridiques peuvent faire face à des coûts non anticipés ou à devoir multiplier les recours à des prestataires extérieurs sans planification stratégique.

Ce défaut d’anticipation génère des prévisions budgétaires erronées, qui se répercutent sur l'ensemble de la planification financière de l'entreprise. En effet, des écarts budgétaires fréquents obligent l’entreprise à réallouer en urgence des ressources qui peuvent impacter d’autres fonctions.

2. Les coûts de la non-standardisation et du manque de processus centralisés

Dans la majorité des entreprises, les dépenses juridiques ne sont pas centralisées : plusieurs départements (RH, fiscalité, R&, immobilier...) peuvent générer et gérer leurs propres dépenses juridiques et les relations avocats associées. Ce manque de transversalité entraîne une duplication des efforts, l'absence de négociations coordonnées et l’incapacité à standardiser les tarifs et les pratiques.

Les cabinets d’avocats, en l’absence de lignes directrices claires et uniformes, appliquent des tarifs non optimisés pour l’entreprise, avec peu ou pas de visibilité sur la facturation. Sans processus centralisé, l'entreprise manque l’opportunités de négocier des conditions préférentielles grâce aux économies d'échelle augmentant ainsi le coût global.

3. La gestion inefficace des données juridiques et le manque de visibilité

Les départements juridiques ont souvent des difficultés à analyser et à exploiter les données liées à leurs dépenses, ce qui limite leur capacité non seulement à maîtriser les coûts mais aussi à identifier les axes d'amélioration. Sans politique de gestion des données, la direction juridique manque de visibilité sur ses dépenses réelles ce qui ne lui permet pas de s’assurer de la bonne adéquation entre ses besoins et les moyens mis en œuvre.

Le manque de suivi précis des performances des cabinets d’avocats ou des dossiers juridiques peut également entraîner des décisions inadaptées, comme le maintien de collaborations coûteuses ou inefficaces. En fin de compte, cette mauvaise gestion de la data contribue à une sous-optimisation des ressources et à une augmentation des coûts de manière insidieuse.

4. Les répercussions organisationnelles : perte de temps et de productivité

Une mauvaise gestion des dépenses juridiques ne se limite pas aux conséquences financières directes. Elle affecte également l'organisation et la productivité globale. En l'absence de processus fluides et bien coordonnés, les équipes internes perdent un temps précieux à suivre et vérifier les factures, à réajuster les budgets ou à répondre à des urgences financières imprévues.

Les départements juridiques, en particulier, peuvent être surchargés par des tâches administratives, les détournant de leur rôle stratégique de gestion des risques et de conseil juridique. Cette surcharge de travail peut entraîner un ralentissement des processus de prise de décision, impactant indirectement la réactivité de l'entreprise sur des enjeux cruciaux.

5. Les risques juridiques non anticipés

Une gestion inefficace des dépenses juridiques peut également avoir des répercussions sur la gestion des risques. Lorsque les coûts ne sont pas maîtrisés ou que la qualité des prestataires juridiques n’est pas assurée, l’entreprise s'expose à des risques accrus, tels que des litiges mal gérés ou des affaires non traitées dans les délais impartis.

Les entreprises risquent alors de se retrouver dans des situations où des litiges prennent plus de temps à être résolus, avec des coûts de gestion qui s’accumulent. Cette mauvaise anticipation des risques juridiques peut avoir un effet domino sur d’autres aspects de la gestion de l'entreprise, comme la réputation, les relations avec les parties prenantes et la stabilité financière.

6. Opportunités manquées : la fonction juridique comme levier de performance

Enfin, il est essentiel de noter que la mauvaise gestion des dépenses juridiques entraîne souvent un gaspillage d'opportunités. La fonction juridique a le potentiel d’agir comme un levier stratégique pour l’entreprise, en contribuant à l’innovation, à la gestion proactive des risques et à la création de valeur.

Toutefois, lorsque les efforts sont dilués dans une gestion des dépenses mal dimensionnée, ces opportunités sont le plus souvent manquées. En optimisant la gestion des dépenses juridiques et en exploitant les données disponibles, les directions juridiques peuvent non seulement réduire les coûts, mais aussi apporter des solutions novatrices et stratégiques à l’ensemble de l’organisation.

L’urgence d’une gestion proactive et centralisée des dépenses juridiques

Les inefficacités dans la gestion des dépenses juridiques peuvent sembler anodines au premier abord, mais elles cachent des coûts réels et significatifs pour l'entreprise. En dépassant la simple gestion administrative, une approche centralisée et stratégique, basée sur une meilleure exploitation des données, peut permettre aux départements juridiques de non seulement maîtriser leurs coûts, mais également de renforcer leur rôle au sein de l’entreprise.

Pour toute organisation soucieuse de sa performance globale, il est nécessaire de repenser la gestion des dépenses juridiques, non seulement en termes de réduction des coûts, mais aussi en termes d’amélioration de la productivité, de la gestion des risques et de la création de valeur. Une gestion dégradée est un frein à la performance, alors qu’une approche optimisée et bien pilotée peut, à l’inverse, devenir un levier puissant de compétitivité.

Denis Sauret - 02 octobre 2024