EBILLING: UN DEFI SANS UN PROCESSUS MATURE DE GESTION DES DEPENSES JURIDIQUES


En recherche constante d’efficacité, les directions juridiques sont sous pression constante pour optimiser leurs opérations tout en réduisant les coûts. L'une des technologies émergentes qui promet de transformer la gestion des dépenses juridiques est l'eBilling. Cependant, son adoption et son optimisation nécessitent une certaine maturité des processus internes de gestion des dépenses. Nous explorons dans cet article les défis rencontrés par les directions juridiques lorsqu'elles tentent de maximiser leur solution d'eBilling sans disposer d'un niveau de maturité suffisant.


L'eBilling : Une solution prometteuse mais complexe

L'eBilling, ou facturation électronique, permet aux directions juridiques de gérer et de contrôler efficacement leurs dépenses en collectant, analysant et approuvant les factures des cabinets d’avocats et autres fournisseurs de prestations juridiques de manière digitale. Elle permet de réduire les erreurs, elle offre une meilleure transparence et assure un pilotage analytique des couts et des budgets. Cependant, ces bénéfices ne peuvent être pleinement réalisés que si les processus internes de gestion des dépenses sont bien établis et matures.


La maturité des processus internes : Un prérequis indispensable

La maturité des processus internes de gestion des dépenses juridiques se réfère à l'existence de procédures standardisées, de contrôles internes robustes, et d'une culture de la gestion des données. Sans cette maturité, les directions juridiques peuvent rencontrer plusieurs obstacles :

1. Manque de standardisation : Sans des processus standardisés, les données recueillies via l'eBilling peuvent être incohérentes, ce qui rend difficile l'analyse et la comparaison des dépenses.

2. Problèmes de qualité et de fiabilité des données : Une gestion insuffisante des données peut conduire à des erreurs ou à des approximation dans l’interprétation des analyses ce qui compromet la précision des informations financières.

3. Insuffisance de la « politique avocats » : L’absence ou l’insuffisance de directives de facturation claires et détaillées ne permet pas à l’eBilling de donner toute la mesure de ses capacités.

4. Défaut de contrôle de gestion juridique : Les équipes juridiques en charge de la relation avocats ou les legal ops lorsqu’ils existent doivent être formés aux meilleures pratiques de gestion des dépenses et au pilotage budgétaire pour une utilisation efficace de la technologie eBilling et en tirer pleinement parti.


Stratégies pour surmonter ces défis

Pour maximiser l'efficacité de leur solution d'eBilling, les directions juridiques doivent adopter une approche stratégique visant à améliorer la maturité de leurs processus internes :

1. Évaluation et amélioration des processus : Mener des audits réguliers pour évaluer l'efficacité des processus actuels et identifier les domaines qui nécessitent des améliorations.

2. Standardisation des procédures : Développer et mettre en œuvre des procédures standardisées pour le paramétrage de la solution eBilling et permettre des analyses cohérentes et fiables.

3. Renforcement de la politique avocats : Mettre en place les bonnes pratiques à chaque étape du cycle de la relation entre le département juridique et ses cabinets d’avocats et cadrer de façon rigoureuse l’activité de ces derniers.

4. Formation et développement : Former le département juridique au contrôle de gestion est important pour maximiser l'efficacité de l'ebilling. Cela permet une meilleure capacité d’exploitation et d’analyse des données pour une gestion budgétaire optimisée. 


Conclusion

La mise en œuvre d'une solution d'eBilling peut transformer la gestion des dépenses juridiques, mais cela ne peut se faire sans une base solide de processus internes matures. Les directions juridiques doivent donc s'engager dans une démarche d'amélioration continue de leurs pratiques de gestion des dépenses pour maximiser les bénéfices de cette technologie. En surmontant les défis liés à la maturité des processus, elles peuvent réaliser des économies significatives, améliorer la transparence et renforcer leur contrôle sur les coûts juridiques.



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