PETIT GUIDE POUR DIGITALISER UNE DIRECTION JURIDIQUE: DEFIS & SOLUTIONS

La digitalisation juridique est l’intégration des technologies numériques dans toutes les facettes de la pratique des professionnels du droit.

C’est un processus qui va bien au-delà de la simple dématérialisation des documents.

Il s’agit de repenser les processus, les méthodes de travail et même la culture juridique et le management.

Mais pourquoi cette digitalisation est-elle si importante pour une direction juridique ?

La digitalisation permet de gagner en efficacité et en productivité, elle réduit le risque d’erreur et facilite le partage d’informations.

Cependant, le passage du papier au numérique n’est pas sans défis.

La nouveauté de l’IA dans le secteur juridique réside dans sa capacité à traiter de vastes quantités de données pour dégager des tendances, prédire des issues et suggérer des stratégies.

Elle automatise les tâches répétitives, permettant aux juristes de se concentrer sur des aspects plus stratégiques.

Toutefois, dans ce contexte d’innovation, les juristes doivent demeurer les gardiens du temple.

Ils doivent veiller à choisir des solutions IA qui respectent scrupuleusement la protection des données personnelles et sensibles.

Cela garantit non seulement la conformité aux normes éthiques et légales, mais renforce aussi la confiance dans ces nouvelles technologies.

L’IA ne remplace pas le juriste ; elle est un outil qui enrichit leur expertise en apportant précision et une nouvelle profondeur d’analyse.

1. Les défis de la digitalisation d’une direction juridique

La résistance au changement est souvent le premier obstacle à surmonter.

Les équipes juridiques sont habituées à travailler d’une certaine manière et peuvent être réticentes à adopter de nouvelles méthodes.

Le défi de la sécurité des données est également majeur.

Les directions juridiques traitent des données sensibles qui nécessitent une protection maximale.

Le choix des outils et solutions technologiques est un autre défi important.

Les outils doivent répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, être faciles à utiliser et s’intégrer de manière transparente dans les processus existants.

Comment surmonter ces défis ?

Surmonter les défis de la digitalisation d’une direction juridique nécessite une approche planifiée et stratégique.

Voici quelques conseils concrets pour chaque défi majeur :

1.1. Surmonter la résistance au changement :

• Communication claire : Expliquez aux collaborateurs pourquoi la digitalisation est nécessaire, quels sont ses avantages et comment elle impactera le travail quotidien.

• Formation adéquate : Assurez-vous que vos collaborateurs disposent des compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils et systèmes. Cela pourrait impliquer des ateliers de formation, des webinaires, ou des sessions de tutorat individuelles.

• Soutien constant : Fournissez un soutien continu à votre équipe tout au long du processus de digitalisation. Cela pourrait impliquer une assistance technique, un mentorat ou simplement une écoute attentive.

1.2. Assurer la sécurité des données :

• Pratiques de gestion des données : Mettez en place des protocoles de gestion des données robustes pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations juridiques.

• Sensibilisation à la sécurité : Sensibilisez votre équipe aux menaces de sécurité en ligne et formez-les à reconnaître et à éviter les comportements à risque.

• Technologies sécurisées : Utilisez des outils et des plateformes qui respectent les normes de sécurité les plus strictes.

• 

1.3. Choisir les bons outils et solutions technologiques :

La sélection des bons outils et technologies peut être facilitée en suivant une approche systématique et des réponses à quelques questions clés :

• Quels sont les besoins spécifiques ?

• Quelles tâches l’outil doit il faciliter ?

• Quel est le budget disponible ?

• Y a-t-il des coûts cachés ?

• L’outil est il intuitif et facile à utiliser ?

• L’outil peut-il être intégré de façon transparente aux processus et systèmes existants ?

• ...

2. Les phases clés de la gestion de projet de digitalisation d’une direction juridique

Comment digitaliser efficacement une direction juridique ? La gestion de projet de digitalisation d’une direction juridique est un processus complexe qui peut être divisé en plusieurs phases clés. Voici un aperçu de ces étapes et de ce qu’elles impliquent :

2.1. Phase d’initiation :

Cette phase consiste à définir le périmètre du projet, à identifier les parties prenantes et à établir les objectifs clairs du projet.

C’est aussi le moment d’identifier les ressources nécessaires et d’évaluer les risques potentiels.

2.2. Phase de planification :

Durant cette phase, vous allez détailler les différentes tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

Cela inclut la création d’un échéancier, la définition des responsabilités de chacun et l’élaboration d’un plan de communication.

2.3. Phase d’exécution :

C’est la phase où le travail réel commence. Les tâches sont exécutées conformément au plan, tout en surveillant étroitement le progrès et en s’assurant que le projet reste sur la bonne voie.

2.4. Phase de contrôle et de surveillance :

Cette phase s’effectue parallèlement à l’exécution du projet. Elle consiste à surveiller la progression du projet, à s’assurer que tout se déroule comme prévu et à effectuer les ajustements nécessaires.

2.5. Phase de clôture :

Comment digitaliser efficacement une direction juridique ? Une fois que tous les objectifs du projet ont été atteints, il est temps de conclure le projet.

Cela implique généralement une évaluation des performances, l’archivage des documents du projet et la célébration des succès.

3. Parties prenantes

• Expert legal operations (interne ou externe) : Supervise le projet dans une approche data driven. Il fait le lien entre les besoins juridiques et le SI de l’organisation. Il veille a l’alignement des technologies choisies avec les objectifs de l’entreprise.

• Equipe IT : Assure l’intégration de ou des solutions LegalTech , elle participe aux tests et fournit un support technique.

• Equipe juridique : Participe à la définition des besoins et des cahiers des charges, apporte les conseils juridiques et participe aux tests.

• Autres utilisateurs finaux : Fournissent des retours sur leurs besoins

Conclusion

La digitalisation des directions juridiques dépasse l’adoption de nouvelles technologies, transformant profondément pratiques et culture organisationnelle. Elle permet de repenser l’efficacité, de renforcer la précision et d'améliorer la réactivité face aux évolutions législatives.

L’intégration de l’intelligence artificielle et des technologies numériques facilite l’automatisation des tâches répétitives et l’analyse de données, bien que des défis subsistent. La résistance au changement, la sécurité des données et le choix des outils adéquats exigent une stratégie planifiée.

Denis SAURET - 08 juillet 2024