L'IMPORTANCE DU CONTROLE DE GESTION DANS LA PERFORMANCE DU DEPARTEMENT JURIDIQUE
La pression sur les coûts est omniprésente dans les entreprises et les directions juridiques ne sont pas exemptées de l'obligation de justifier leur budget et de démontrer leur contribution à la création de valeur au sein de l'entreprise.
La gestion des dépenses juridiques est ainsi devenue un enjeu incontournable qui nécessite une approche rigoureuse et méthodique. C'est là qu'intervient le contrôle de gestion, un levier essentiel pour piloter efficacement les ressources du département juridique, piloter et optimiser ses coûts.
Le rôle clé du contrôle de gestion dans les départements juridiques
Le contrôle de gestion, traditionnellement associé aux fonctions financières et opérationnelles, s'impose désormais comme un outil stratégique au sein des directions juridiques. En effet, le contrôle de gestion permet de structurer la gestion des dépenses juridiques en offrant une visibilité accrue sur l'allocation des ressources, l'efficacité des processus internes et la maîtrise des coûts.
Anticiper les dépenses juridiques et accroître la prévisibilité budgétaire
L'une des rôles principaux du contrôle de gestion est l'anticipation des dépenses. Grâce à une prévision budgétaire plus précise, le département juridique peut identifier ses besoins futurs en ressources et ajuster son budget en conséquence. Cela permet non seulement de prévenir les dépassements budgétaires, mais également d'allouer les ressources de façon optimale, selon les priorités stratégiques de l'entreprise.
Le contrôle de gestion fournit des outils et des méthodes, tels que l’analyse des historiques de dépenses, la modélisation des scénarios, ou l’évaluation des risques, qui permettent de mieux anticiper les fluctuations des besoins. Ainsi, en anticipant les dépenses liées à des litiges potentiels ou à des projets de conformité réglementaire, le département juridique peut se prémunir ou à minima limiter les coûts imprévus susceptibles de grever son budget.
Indicateurs et tableaux de bord pour contrôler les dépenses en temps réel
La gestion efficace des dépenses juridiques ne se limite pas à la simple prévision budgétaire. Le suivi en temps réel des indicateurs d’activité et de performance clés est tout aussi important. Le contrôle de gestion favorise la mise en place des tableaux de bord qui offrent une vue d'ensemble des dépenses en cours, et compare les dépenses réelles aux prévisions initiales. Ces outils de suivi facilitent l'identification rapide des écarts et la mise en place de mesures correctives.
Par exemple, un tableau de bord de contrôle de gestion juridique peut suivre des indicateurs tels que le coût par dossier, le taux de recours à des prestataires externes, ou encore le délai moyen de traitement des affaires. Ces données, collectées et analysées de façon continue, permettent aux responsables juridiques de piloter leur activité de façon proactive et de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’utilisation des ressources.
Optimiser les dépenses par l’analyse et la rationalisation des coûts
Le contrôle de gestion joue également un rôle clé dans l'optimisation des dépenses en analysant les coûts associés aux différentes activités du département juridique. Cette analyse permet d’identifier les sources de gaspillage ou les processus inefficaces, et de mettre en place des actions de rationalisation.
Ainsi, l'analyse des coûts des honoraires d'avocats peut révéler des opportunités de négociation ou de mise en place de panels, permettant d’obtenir des conditions tarifaires plus compétitives. De même, l'examen des coûts internes peut conduire à l'automatisation de certaines tâches administratives ou à l'externalisation de services non stratégiques afin de réduire les charges fixes du département juridique.
Améliorer la performance globale du département juridique
Au-delà de la gestion des coûts, le contrôle de gestion contribue à l’amélioration globale de la performance du service juridique. En fournissant des analyses détaillées et en mettant en lumière les leviers d’efficacité, le contrôle de gestion permet au département juridique de mieux aligner ses objectifs avec ceux de l'entreprise, d'accroître sa réactivité face aux évolutions du marché, et de renforcer sa capacité à anticiper les risques.
L'impact de ce pilotage rigoureux se traduit par une meilleure prise de décision, une allocation plus judicieuse des ressources, et une plus grande capacité à démontrer la valeur ajoutée du département juridique auprès des autres fonctions de l'entreprise.
Ebilling, une opportunité pour développer le contrôle de gestion juridique
L'ebilling (facturation électronique appliquée aux dépenses juridiques) encore faiblement déployée en France facilite et accélère pourtant considérablement la mise en place d'un véritable contrôle de gestion au sein du département juridique. En effet, il permet d’automatiser le processus de gestion des factures et offre ainsi une transparence et une précision accrues dans le suivi des dépenses. La digitalisation des factures et des timesheets permet un accès instantané aux données financières. Cette numérisation réduit les risques d'erreurs humaines et élimine les tâches administratives fastidieuses, telles que la saisie manuelle des données ou la vérification des incohérences dans les factures.
L'ebilling facilite également l'analyse des dépenses par la catégorisation automatique des coûts selon des critères prédéfinis, comme le type de service juridique ou le prestataire externe. Cette granularité dans les données permet aux responsables du contrôle de gestion d'avoir une vision plus fine des coûts, d'identifier rapidement les écarts par rapport aux prévisions budgétaires et de mettre en place des actions correctives immédiates.
Enfin, l'intégration d’une solution ebilling facilite la génération de rapports détaillés et de tableaux de bord personnalisés grâce à une exploitation exhaustives des données tant quantitatives que qualitatives.
En définitive, l'ebilling n'est pas seulement un outil de gestion des factures, mais constitue un véritable levier pour renforcer l’efficacité du contrôle de gestion du département juridique
Conclusion
Le contrôle de gestion est devenu un outil indispensable pour le pilotage efficace des dépenses juridiques. Il offre une vision claire et structurée des ressources allouées, il permet d’anticiper les besoins futurs et d’optimiser l’utilisation des ressources. L’introduction de l’ebilling renforce encore davantage cette démarche en apportant une automatisation des processus, une transparence accrue, et une meilleure précision dans le suivi des dépenses. Grâce à l’ebilling, les directions juridiques peuvent non seulement gérer leurs factures de manière plus efficace, mais aussi bénéficier d’analyses financières plus fines et de tableaux de bord en temps réel. Cette évolution technologique permet aux départements juridiques de naviguer dans un environnement économique complexe tout en assurant une performance optimale.
Denis Sauret
29 août 2024