SIX BONNES PRATIQUES POUR GERER EFFICACEMENT VOTRE PANEL JURIDIQUE

À mesure que les entreprises se développent et font face à des défis juridiques toujours plus complexes, il devient nécessaire de constituer un panel juridique formel. Ce panel, composé de cabinets d'avocats pré-sélectionnés, vise à fournir des prestations juridiques adaptés aux besoins spécifiques de l'entreprise. Toutefois, la gestion d’un tel panel exige une planification rigoureuse et une gestion méticuleuse pour garantir une qualité de service élevée tout en optimisant l’efficacité opérationnelle et la maîtrise des coûts. Nous explorons dans cet article les meilleures pratiques pour sélectionner les cabinets d’avocats et pour en gérer les dynamiques et les performances de façon optimale.

1. Définir clairement vos besoins juridiques et les critères de sélection

Avant de constituer un panel juridique, il est essentiel de mettre à plat bien analyser vos besoins juridiques. Prenez le temps d'identifier les questions juridiques auxquelles votre entreprise pourrait être confrontée, les compétences requises sans oublier de prendre en compte la dimension géographique.

Lors du choix des cabinets d’avocats, considérez bien sur les aspects tarifaires mais également, les délais de réponse et les aptitudes à communiquer efficacement. En définissant dès le départ clairement vos attentes, vous maximisez vos chances de sélectionner les professionnels les plus qualifiés et les plus adaptés à vos besoins juridiques. Cette approche garantit une collaboration efficace et une gestion optimale de vos ressources.

2. Mener un processus de sélection rigoureux

Après avoir précisément défini vos besoins juridiques et les critères de sélection, lancez un processus de sélection rigoureux pour identifier les candidats adéquats pour votre panel. Envisagez un processus d’appel d’offres formel pour inviter les cabinets d'avocats  à soumettre leurs candidatures.

Votre appel d’offres doit contenir les informations exhaustives concernant vos exigences juridiques, les critères de sélection détaillés, ainsi que les directives précises pour la soumission des propositions. Ce processus vous permet d'évaluer objectivement les candidats en fonction de leur capacité à répondre spécifiquement à vos besoins. La mise en place d'un appel d’offres assure une sélection méthodique et objective des cabinets d’avocats et garantit ainsi une évaluation transparente.

3. Établir des attentes et des directives claires

Après la sélection des cabinets d’avocats, rédigez des directives générales pour formaliser clairement vos attentes et le mode de collaboration attendu de vos cabinets d’avocats. 

Cela implique également la définition de KPI (indicateurs clés de performance) relatifs aux honoraires, à la qualité de la communication, à la réactivité, ainsi qu'à la qualité du travail fourni.

Il est également important de mettre en place des consignes précises concernant les conflits d'intérêts, la confidentialité et les pratiques de facturation. En établissant ces attentes et procédures de manière détaillée, vous garantissez que tous les cabinets d’avocats sont en phase avec les objectifs et les priorités de votre entreprise, et sont pleinement engagés à fournir des prestations juridiques conformes à vos besoins

4. Surveiller et évaluer

Le pilotage et l'évaluation systématiques de la performance des cabinets d’avocats de votre panel sont essentielles pour assurer qu'ils répondent efficacement à vos exigences en termes de prestations juridiques. Nous vous conseillons de développer un plan de gestion de la performance qui intègre des sessions de retour d'information régulières, des évaluations formelles, et une communication continue.

Ce plan doit inclure l'analyse de données et l'utilisation de métriques spécifiques pour mesurer la performance, tels que la gestion des honoraires, la réactivité, la qualité du travail et la satisfaction des clients. En effectuant un suivi régulier et en évaluant la performance des cabinets d’avocats, vous serez en mesure d'identifier les domaines qui nécessitent des améliorations et de garantir que chaque cabinet contribue efficacement aux objectifs juridiques de votre organisation.

5. Encourager la collaboration et la communication

La collaboration et la communication sont essentielles pour optimiser l'efficacité et garantir que votre entreprise bénéficie des meilleurs prestations juridiques. Encouragez une collaboration active sur les projets en partageant les informations pertinentes et les meilleures pratiques entre les cabinets d’avocats. Pour faciliter la communication, envisagez d'organiser des réunions régulières afin de discuter des enjeux juridiques et des préoccupations relatives aux projets en cours.

Favorisez un environnement où la collaboration et la communication sont prioritaires pour aligner tous les cabinets sur les objectifs et les priorités de votre entreprise. Cela contribue à créer une synergie efficace, où chaque cabinet travaille conjointement pour fournir une prestation juridique de qualité.

6. Revoir et mettre à jour régulièrement votre panel juridique

Les besoins et les priorités juridiques de l’entreprise évoluent avec le temps. Il est donc indispensable de réexaminer et de mettre à jour régulièrement votre panel juridique afin de garantir qu'il reste en adéquation avec vos exigences actuelles. Envisagez de mener des révisions périodiques de la performance et des services fournis par les cabinets d'avocats qui composent votre panel.

Intégrer une sollicitation régulière de propositions de la part de nouveaux cabinets d'avocats peut également être bénéfique pour effectuer des benchmarks et s'assurer que vous disposez des candidats les plus compétents pour votre panel. En révisant et en actualisant continuellement votre panel juridique, vous assurez qu'il répond efficacement à vos attentes, soutient vos besoins de façon toujours alignée avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Conclusion

Gérer un panel juridique est une responsabilité complexe qui requiert une gamme étendue de compétences et une expertise approfondie. Avec les bonnes pratiques, les organisations peuvent mettre en place des processus de gestion de panel efficaces qui facilitent l'atteinte des objectifs opérationnels et budgétaires.

Denis Sauret - 03 juillet 2024