COMMENT ET POURQUOI METTRE EN PLACE UN CONTROLE DE GESTION JURIDIQUE ?
Le pilotage juridique est né de la nécessité pour toute Direction juridique de valoriser son action en démontrant sa contribution à la performance globale de l'entreprise. Se doter d'outils de mesure et de pilotage adaptés lui permet, en effet, d’expliquer et de renforcer la pertinence de son action à tous les niveaux de l'entreprise. Parmi les nombreuses facettes du pilotage juridique, le contrôle de gestion joue un rôle de plus en plus décisif dans l’amélioration de la performance budgétaire du Département juridique.
En quoi consiste plus précisément le contrôle de gestion juridique ? Quels sont ses objectifs et comment le mettre en place ?
Le contrôle de gestion juridique est un outil par lequel la Direction juridique s’assure que les ressources sont utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs), efficience (par rapport aux moyens employés) et pertinence pour réaliser ses objectifs.
Le contrôle de gestion juridique a en effet pour mission de vérifier la bonne adéquation entre les stratégies définies avec les performances réalisées. Il contrôle, mesure et analyse l’activité du département juridique. Les résultats obtenus sont présentés sous forme de tableaux de bord synthétiques à partir desquels il est possible d’identifier les axes d’amélioration et les moyens pour les atteindre.
Pour cela, le contrôle de gestion doit être clairement positionné comme l’interface entre les juristes opérationnels (acteurs du terrain) et les services fonctionnels (acteurs d’aide aux juristes) il constitue à ce titre une des composantes centrales des Legal Operations. Il nécessite une très bonne connaissance du métier, un sens développé du relationnel et de la communication avec les acteurs du département juridique.
En effet, le contrôle de gestion ne peut se contenter de réceptionner les informations dont il a besoin. Il lui faut également s’assurer que les informations sont complètes et de qualité.
Les objectifs du contrôle de gestion juridique sont :
- Définir le budget en fonction de la stratégie du Département juridique
- Suivre la mise en œuvre de la stratégie
- Préparer l’allocation des ressources en conformité avec les objectifs
- Mesurer les performances
- Le contrôle de gestion juridique doit être présent à tous les niveaux et dans toutes les fonctions avec deux buts principaux :
- Permettre à chaque manager de piloter son équipe et ses objectifs, de contrôler les performances et réagir ;
- Permettre à chaque manager de présenter ses résultats, les décisions qu’il a prises, l’objectif vers lequel il se dirige.
Les phases du processus
Planification.
Le point de départ du contrôle de gestion juridique est la planification qui consiste à traduire les objectifs à travers les ressources disponibles, l’adaptation des moyens et les éventuels besoins d’investissement, SI juridique par exemple.
Budgétisation.
La phase budgétaire a pour objectif de s’assurer que le département juridique dispose des moyens nécessaires, internes et externes pour réaliser les objectifs définis. Cette phase autorise des ajustements pour prendre en compte les éventuels besoins exceptionnels inhérents au périmètre juridique.
Action et suivi des réalisations.
La phase primordiale qui suit la budgétisation est celle de la mise en œuvre de la stratégie définie, sa traduction en faits pour atteindre les objectifs. Le processus de contrôle est donc indissociable de la gestion du département juridique, il aide à la formalisation des phases d’activité en insistant sur l’aménagement des moments de réflexion/prévision qui permettent de choisir les meilleurs plans d’action. La mise en place d’un contrôle de gestion juridique se fait grâce à l’utilisation d’outils divers, les études économiques ponctuelles, les statistiques extracomptables, la comptabilité générale et la comptabilité analytique, la technique des ratios, les tableaux de bord.
Mesure des résultats.
La dernière étape consiste à analyser les résultats afin d’identifier les mesures correctives nécessaires.
Aujourd’hui, les Directions juridiques ne demandent pas seulement au contrôle de gestion de calculer les coûts et de mesurer les résultats a posteriori mais de suivre en permanence la performance de l’ensemble des activités pour aider en temps réel les prises de décision tout au long du processus.
Une organisation à mettre en place
Mettre en place le contrôle de gestion juridique implique de penser l’organisation administrative du département juridique et son système d’information afin de récupérer rapidement les informations nécessaires et les traiter.
Les indispensables
Les différents outils généralement mis en place par le contrôle de gestion juridique sont :
- Un reporting sous forme d’indicateurs clés
- Des tableaux de bord dont la fréquence varie en fonction des besoins
- L’élaboration d’objectifs annuels révisables en cours d’année
- Un business plan mobile
- La mesure des coûts services proposés tant internes qu’externes
Denis Sauret
03 octobre 2022